Den grundläggande arbetsprincipen för RFID-teknik är inte komplicerad: efter att taggen kommer in i magnetfältet tar den emot radiofrekvenssignalen som sänds av läsaren och sänder produktinformationen (PassiveTag, passiv tag eller passiv tag) lagrad i chipet med energi som erhålls av den inducerade strömmen, Eller aktivt skicka en signal med en viss frekvens (ActiveTag, aktiv tagg eller aktiv tagg); efter att läsaren läser och avkodar informationen skickas den till det centrala informationssystemet för relaterad databehandling.
Ett RFID-system (Radio Frequency Identification) består av två delar: en läs-/skrivenhet och en elektronisk transceiver. Läsaren sänder ut elektromagnetiska pulser genom antennen, och transceivern tar emot dessa pulser och skickar lagrad information till läsaren som svar. I själva verket är detta den beröringsfria läsningen, skrivningen eller raderingen av data i minnet.
Tekniskt sett består en "smart tag" av en RFID-krets som inkluderar ett RFID-chip med en RFID-radiofrekvensdel och en slinga av en ultratunn antenn som är inbäddad i taggen tillsammans med ett tunt plastark. Vanligtvis är en pappersetikett fäst på denna etikett, och viss viktig information kan tydligt tryckas på pappersetiketten. De nuvarande smarta etiketterna är i allmänhet storleken på ett kreditkort. För smågods finns etiketter med storleken 4,5 × 4,5 cm, och det finns även cirkulära etiketter med en diameter på 4,7 cm som används på CD- och DVD-skivor.
Fördelen med transceiverteknologi jämfört med andra ID-teknologier som streckkoder eller magnetremsor är den trådlösa länken mellan läsare och transceiver: läs/skrivenheten kräver inte visuell kontakt med transceivern, så den kan integreras helt i produkten. Detta innebär att transceivern är lämplig för tuffa miljöer och transceivern är inte känslig för fukt, smuts och mekanisk påverkan. Därför har transceiversystemet mycket hög lässäkerhet, snabb datainsamling och sist men inte minst arbets- och pappersbesparingar.